Автоматизация обработки документов и передачи данных в 1С

Задача компании

Входящие документы и рекламации обрабатывали бухгалтеры и менеджеры наряду с основной работой. Единой очереди не было, поэтому документы могли ожидать обработки до двух дней.

Данные поступали в учётную систему с задержкой. Сотрудникам приходилось искать статус обработки, а клиентам — повторно уточнять, что происходит с обращением.

Что выявил при разборе

• Основная задержка возникала до начала обработки: документ ожидал свободного сотрудника.
• Извлечение реквизитов, сопоставление номенклатуры и часть проверок можно было автоматизировать. Спорные случаи требовали решения специалиста.
• Документы поступали из почты, чатов и папок. Не хватало единой очереди и статусов обработки.
• Для проверки перед проведением бухгалтеру нужны и подготовленный документ, и исходный файл в одном месте.

Что внедрил

• Разработал сервис распознавания и извлечения данных на локальных моделях. Обработку документов организовал на оборудовании компании.
• Подобрал и закупил оборудование, сопоставив стоимость владения с использованием внешних сервисов.
• Настроил обработку разных типов документов, проверку по внутренним справочникам и сопоставление номенклатуры.
• Организовал очередь со статусами обработки и интегрировал сервис с 1С и Bitrix24 для передачи данных без ручного переноса.
• В 1С создал отдельную очередь подготовленных документов. Бухгалтер видит документ и исходный файл, при необходимости вносит исправления и выполняет проведение.

Результат

• Распознавание документа в системе занимает 5 секунд. Это время не включает ожидание проверки и проведение бухгалтером в 1С.
• В 80% документов бухгалтеру не требовалось вносить исправления в подготовленные данные.
• Точность выбора реквизитов — 95%.
• Распознавание и подготовка данных больше не зависят от занятости бухгалтера или менеджера. Проверка и проведение остаются за бухгалтером.
• У каждого документа появились статус и история обработки. Подготовленный документ и исходный файл доступны бухгалтеру в одной очереди.

Как это устроено технически: Локальная LLM и OCR на собственном оборудовании, сервис управления обработкой с RAG по внутренним справочникам, очередь документов, интеграции с 1С и Bitrix24.