Входящий документ не ждёт, пока освободится бухгалтер

Проблема

Входящие документы и рекламации попадали к бухгалтеру или менеджеру, у которого была своя основная работа.

Документ вставал в неявную очередь и ждал до двух дней — не потому что его долго разбирать, а потому что до него не доходили руки.

Всё это время учёт отставал от реальности, а клиент не получал ответа и звонил узнать, что с его обращением.

Что нашли при разборе

• Основное время документ не обрабатывался, а ждал: сам разбор занимает минуты, ожидание — дни.
• Разбор документа — это не решение, а повторяющаяся операция: найти реквизиты, сопоставить позиции с номенклатурой, проверить с тем, что уже есть в учёте. Квалификация бухгалтера здесь не нужна.
• Отправлять такие документы во внешние облачные сервисы нельзя: в них персональные данные и коммерческие условия.
• Единой очереди не существовало: документы жили между почтой, чатами и папками, и никто не видел, что принято, а что ещё нет.

Что сделали

• Собрал отдельный сервис распознавания на локальных моделях: OCR для текста и локальная LLM для извлечения смысла. Документы обрабатываются внутри контура компании, наружу ничего не уходит.
• Подобрал и закупил оборудование под локальные модели: посчитал стоимость владения против оплаты за каждый документ во внешнем сервисе.
• Сделал сервис управления обработкой: правила разбора по типам документов, поиск по внутренним справочникам и истории (RAG), сопоставление позиций с номенклатурой.
• Поставил документы в очередь с прозрачным статусом: видно, что принято, что в работе, что проведено и где потребовалось решение человека.
• Связал сервис с 1С и Bitrix24: данные уходят в учёт и в карточку клиента без ручного переноса.

Результат

• Данные из документа попадают в систему за 5 секунд вместо ожидания до двух дней.
• 80% документов проходят весь путь без участия человека.
• Точность извлечения реквизитов — 95%; спорные документы автоматически уходят оператору, остальные проводятся сами.
• Бухгалтерия и менеджеры перестали быть узким местом: их занятость больше не задерживает обработку входящих.
• Документы перестали теряться: у каждого есть статус и история обработки.

Как это устроено технически: Локальная LLM и OCR на собственном оборудовании, сервис управления обработкой с RAG по внутренним справочникам, очередь документов, интеграции с 1С и Bitrix24.